הניהול השוטף של עסקים כרוך בפעילות רבה, טיפול באינספור תהליכים עסקיים, מנהלות שונות, דברים שגרתיים מול הפתעות יוצאות דופן ועוד. האם שירותי מזכירות במיקור חוץ עשויים להשתלב בכך ולהקל עליכם? כיצד זה עובד בפועל? זו היא סקירה קצרה על כך:
פועלים ומשתכללים מרחוק
אולי לא שמנו לב לזה כל כך, אבל כיום יותר ויותר דברים מתנהלים מרחוק. עסקים פועלים באופן שגרתי מול גורמים ברחבי העולם, בקלות יחסית, מבצעים פעולות דרך האינטרנט, מתקשרים טלפונית ועוד. כיום, ניתן לתת לאופן עבודה זה ביטוי, גם דרך שירותי מזכירות אשר נצרכים מרחוק. תודות לכך, עסקים יכולים ליהנות מהתייעלות, פינוי משאבים, פישוט תהליכים ויתרונות רבים נוספים. באופן מיוחד, הם מקדמים בצורה כזו גמישות. מחד, גמישות מבחינת היכולת להפעיל שירותי מזכירה בכל היקף וזמן שנוח לכם. מאידך, גמישות מבחינת היכולת שלכם עצמכם, לעבוד מכל מקום בהקשר זה. כלומר, ללא תלות במיקום המזכירה.
למי זה עוזר וכיצד?
שירותי מזכירות במיקור חוץ, עשויים לסייע לעסקים במגוון מצבים. אלה עשויים להיות עסקים קטנים, שלא זקוקים למזכירה במשרה מלאה. אלה עשויים להיות גם עסקים שזקוקים דווקא להרחבה של שירותי המזכירות, אם כי באופן לא קבוע. כל אלה, יוכלו ליהנות בעזרת שירותי המזכירות מסיוע מקצועי מרחוק במגוון פעילויות, כגון
קבלת שיחות נכנסות
מענה לשיחות נכנסות, מלקוחות או מכל גורם אחר. המזכירה יכולה להיות בפועל מרוחקת מהעסק לכם, אבל מבחינת המתקשרים, נקודה זו לא ידועה ולא חשובה. המזכירה נחשבת מבחינתם כחלק מהעסק שלכם.
תקשורת עם ספקים ולקוחות
טיפול מקצועי בעוד סוגי אינטראקציה שוטפת עם גורמים שונים.
טיפול במשימות נוספות
סיוע במגוון סוגי משימות נוספים במשרד. כגון תיאום פגישות, הוצאת חשבוניות או משלוח הודעות.
היבטים כספיים
להסתייעות בשירותים מסוג זה, יש תועלות כספיות לא מעטות. שירותי מזכירה במיקור חוץ הם צריכת שרות, בתשלום לפי שעה. בכך, הדבר חוסך לכם את כל הכרוך בהעסקת עובדים שכירים (כספית ומהיבטים רבים נוספים). כמובן, שירות מזכירות מרוחק גם חוסך הוצאות על עמדת עבודה למזכירה – הריהוט שדרוש לכך, ציוד המחשוב והטלפון. עמדת עבודה זו גם הייתה מחייבת הוצאות על שטח רצפה (בשכירות או בבעלותכם) ועל חשמל. תארו לכם מצב, שבו אתם מתלבטים בין שתי אפשרויות. האחת – להמשיך להפעיל את העסק הקטן שלכם מהבית, למרות שלרשותכם פינת עבודה קטנה יחסית, מעט צפופה מבחינתכם. האפשרות השנייה – לשכור משרד קטן, שבו תוכלו למקם גם שניים שלושה עובדים שתכננתם להעסיק, במשרות חלקיות. אם יסתבר לכם שיש אפשרויות מתאימות של מיקור חוץ במקום עובדים אלה, ייתכן שישתלם לכם שלא לשכור משרד. כלומר, הזמינות של שירותי מיקור חוץ שונים, מרחיבה את האפשרויות מבחינתכם.
היסטוריה ארוכה ומגוונת
שירותי מיקור חוץ מהווים מודל צריכת שירותים עסקי, אשר יש לו היסטוריה ארוכה למדי. כיום, משלימים אותם מה שנקרא שירותי ענן. עסקים משתמשים באפשרויות אלה במידה כזו או אחרת, על פי הצורך. כך רואים שילובים שונים, של פעילות מקומית רגילה ופעילות מרחוק. הטכנולוגיה המודרנית מאפשרת לממש זאת, באופן נוח, משתלם וגמיש מתמיד. רשת האינטרנט מספקת אמצעי תקשורת סטנדרטי, אשר זמין למטרות אלה בכל מקום ובמחירים נמוכים. דרכי התקשורת מגוונות למדי. יש כאלה שצצות חדשות לבקרים (כמו רשתות חברתיות חדשות) והופכות פופולריות או נעלמות. אבל תמיד יש את האחרות, שנשארות בשימוש רחב לאורך שנים. בעיקר טלפון ואימייל.
לסיכום
לכל עסק שמוצא עצמו עסוק באינספור פעילויות (ואיזה עסק לא מוטרד מכך?) כדאי להכיר ולנסות את שירותי המזכירות במיקור חוץ.